Was ist das KI-Inventar Starter-Kit?
Ein bearbeitbares Arbeitssystem aus zentralem Excel-Inventar, Umsetzungscheckliste, vier Word-Arbeitsmitteln und ergänzender Fach- und Anwendungsdokumentation.
KI-Governance · StarterKit
KI-Inventar für Unternehmen:AI-Act-Prüfpfade, Risiken & Freigaben dokumentieren
KI-Systeme und Use Cases zentral erfassen und dabei AI-Act-Rolle, KI-Kompetenz, Verbots-/High-Risk-Prüfbedarf, FRIA-/Transparenztrigger, Datenschutz, Risiken und Freigaben sichtbar dokumentieren.
- Zentrale Übersicht statt verteilter Einzelinformationen
- Rollen, Risiken, Maßnahmen und Reviews verbinden
- Bearbeitbare Vorlagen für den direkten Einstieg
1 Excel-Cockpit1 Umsetzungscheckliste4 Word-ArbeitsmittelOrganisationslizenz
Produkt kurz eingeordnet
KI-Inventar mit AI-Act-Prüfpfaden statt reiner Systemliste
Für Unternehmen, die nicht nur eine Liste eingesetzter KI-Tools führen, sondern pro System bzw. Use Case sichtbar machen möchten, welche Rolle besteht, welche AI-Act- oder Datenschutz-Prüfpfade ausgelöst werden können, wer verantwortlich ist und ob der Einsatz freigegeben, eingeschränkt oder noch zu klären ist.
Primärer Rechtsbezug: Verordnung (EU) 2024/1689 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 13. Juni 2024 zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz und zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 300/2008, (EU) Nr. 167/2013, (EU) Nr. 168/2013, (EU) 2018/858, (EU) 2018/1139 und (EU) 2019/2144 sowie der Richtlinien 2014/90/EU, (EU) 2016/797 und (EU) 2020/1828 (Verordnung über künstliche Intelligenz / AI Act), ABl. L, 2024/1689, 12. Juli 2024; Rechtsstand einschließlich Verordnung (EU) 2026/1744 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 8. Juli 2026 zur Änderung der Verordnungen (EU) 2024/1689, (EU) 2018/1139 und (EU) 2023/1230 im Hinblick auf die Vereinfachung der Umsetzung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI), ABl. L, 2026/1744, 24. Juli 2026.
Ergänzende Datenschutzreferenz: Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK), Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“, 6. Mai 2024. Das Inventar unterstützt Vorprüfung und Dokumentation, ersetzt aber keine verbindliche AI-Act-Klassifikation, Datenschutzprüfung oder DSFA.
ProduktartDigitales B2B-Starter-Kit
ZielgruppeKI-Verantwortliche, Datenschutz, IT, Fachbereiche
DateiformateXLSX · DOCX · PDF · ZIP
LieferungDigital nach erfolgreichem Kauf über CopeCart
AnbieterSP Services GmbH
Preis89,00 € brutto
Welche Aufgabe unterstützt es?
KI-Anwendungen, Rollen, Systemdaten, Risiken, Maßnahmen, Freigaben und Reviewtermine zentral dokumentieren.
Was ist enthalten – und was nicht?
Arbeitsmittel für interne Bestandsaufnahme und Steuerung; keine automatische Rechts- oder Konformitätsbewertung.
Von der Ausgangslage zum Arbeitsstand
Was dieses Produkt für Sie leistet
KI-Anwendungen entstehen häufig dezentral: Fachbereiche testen Tools, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und offene Datenschutz-, Risiko- oder Freigabefragen werden nicht einheitlich dokumentiert.
Sie erhalten eine belastbare interne Arbeitsgrundlage mit zentralem Inventar, Rollenmodell, Systemakte, Risikobewertung, Freigabeakte und Reviewlogik. So werden offene Fragen sichtbar, Entscheidungen nachvollziehbar und neue Nutzungen kontrolliert aufgenommen.
Zentrale Übersicht
Alle relevanten KI-Nutzungen, Status, Verantwortlichkeiten und Reviewtermine in einem strukturierten Cockpit.
Klare Prüfpfade
Rollen- und Scope-Fragen, Verbots- und High-Risk-Prüfbedarf, Betreiber- und FRIA-Prüfpfade, Transparenz, KI-Kompetenz sowie Datenschutz-, Informationssicherheits- und Lieferantenthemen werden sichtbar dokumentiert.
Nachvollziehbare Entscheidungen
Risiken, Maßnahmen, Freigaben, Einschränkungen und Stilllegungen bleiben miteinander verknüpft.
ANFORDERUNGEN & AUFGABEN
KI-Inventar: Wichtige Prüf- und Governance-Fragen
Die folgenden Prüfpfade sind bewusst als Screening- und Dokumentationshilfe ausgestaltet. Das KI-Inventar entscheidet nicht automatisch, welche Rolle oder Risikoklasse rechtlich gilt, und ersetzt keine vertiefte Fach- oder Datenschutzprüfung.
Welche Rolle haben wir bei diesem KI-System oder Use Case?
EU AI Act · Art. 3
Welche Rolle haben wir bei diesem KI-System oder Use Case?
EU AI Act · Art. 3System, Nutzungskontext und Rollenannahme im Inventar dokumentieren und bei Änderungen erneut prüfen.
Dafür im Praxis-Kit: 01 Rollen und Verantwortlichkeiten KI-Inventar + 02 KI-System-Datenblatt + KI-Inventar-Cockpit
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierter Rollen-/Nutzungskontext je KI-System.
Welche Personen benötigen für diesen KI-Einsatz passende KI-Kompetenz?
EU AI Act · Art. 4
Welche Personen benötigen für diesen KI-Einsatz passende KI-Kompetenz?
EU AI Act · Art. 4Betroffene Rollen, Kompetenzbedarf und organisatorischen Handlungsbedarf im Inventar erfassen.
Dafür im Praxis-Kit: 01 Rollen und Verantwortlichkeiten + 02 KI-System-Datenblatt + KI-Inventar-Cockpit
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierter Kompetenz-/Verantwortungsbedarf als Steuerungs- und Maßnahmeninput.
Gibt es Anzeichen, dass der geplante KI-Einsatz unter ein Verbot fallen könnte?
EU AI Act · Art. 5
Gibt es Anzeichen, dass der geplante KI-Einsatz unter ein Verbot fallen könnte?
EU AI Act · Art. 5Verbotstrigger prüfen, Ergebnis dokumentieren und bei Unsicherheit vor Nutzung eskalieren.
Dafür im Praxis-Kit: 02 KI-System-Datenblatt + 03 Risikobewertung KI-System
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierte Vorprüfung mit Eskalationshinweis; keine verbindliche Rechtsklassifikation.
Müssen wir für dieses System eine High-Risk-Prüfung einplanen?
EU AI Act · Art. 6 · Anhänge I und III
Müssen wir für dieses System eine High-Risk-Prüfung einplanen?
EU AI Act · Art. 6 · Anhänge I und IIIHigh-Risk-Indikatoren erfassen, vertiefte Prüfung triggern und Entscheidung bzw. Unsicherheit dokumentieren.
Dafür im Praxis-Kit: 02 KI-System-Datenblatt + 03 Risikobewertung KI-System + KI-Inventar-Cockpit
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierter High-Risk-Readiness-/Prüftrigger für nachgelagerte Fachbewertung.
Welche Betreiberanforderungen müssen wir bei diesem KI-Einsatz vertieft prüfen?
EU AI Act · Art. 26
Welche Betreiberanforderungen müssen wir bei diesem KI-Einsatz vertieft prüfen?
EU AI Act · Art. 26Oversight-, Monitoring-, Zuständigkeits- und Freigabebedarf im Systemdatensatz und Risikobild sichtbar machen.
Dafür im Praxis-Kit: 01 Rollen und Verantwortlichkeiten + 02 KI-System-Datenblatt + 03 Risikobewertung + 04 Freigabeakte
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierte Betreiber-Readiness mit Verantwortlichkeiten, Risiken und Freigabeentscheidung.
Brauchen wir für diesen Einsatz eine FRIA- oder Transparenzprüfung?
EU AI Act · Art. 27 · Art. 50
Brauchen wir für diesen Einsatz eine FRIA- oder Transparenzprüfung?
EU AI Act · Art. 27 · Art. 50FRIA- und Transparenztrigger erfassen und erforderliche Vertiefung vor Freigabe kennzeichnen.
Dafür im Praxis-Kit: 02 KI-System-Datenblatt + 03 Risikobewertung + 04 Freigabeakte
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierter Prüftrigger und Freigabevorbehalt für erforderliche Vertiefungsprüfungen.
Verarbeitet der KI-Einsatz personenbezogene Daten und welche Datenschutzprüfung ist erforderlich?
DSK · KI und Datenschutz · 06.05.2024
Verarbeitet der KI-Einsatz personenbezogene Daten und welche Datenschutzprüfung ist erforderlich?
DSK · KI und Datenschutz · 06.05.2024Datenschutzbezug, Datenarten, Risiken und erforderliche Datenschutzfreigabe im Inventar sichtbar machen.
Dafür im Praxis-Kit: 02 KI-System-Datenblatt + 03 Risikobewertung + 04 Freigabeakte
Ergebnis / Nachweis: Dokumentierte Datenschutzschnittstelle und gegebenenfalls Eskalation an die zuständige Datenschutzfunktion.
Wie behalten wir KI-Systeme, Risiken, Freigaben und Reviews organisatorisch im Blick?
SP-Praxis-Kit-Methodik · keine externe Pflicht
Wie behalten wir KI-Systeme, Risiken, Freigaben und Reviews organisatorisch im Blick?
SP-Praxis-Kit-Methodik · keine externe PflichtKI-Systeme zentral erfassen, interne Priorität/Risiko bewerten und Freigabe- sowie Reviewstatus nachhalten.
Dafür im Praxis-Kit: KI-Inventar-Cockpit + 03 Risikobewertung KI-System + 04 Freigabeakte KI-System
Ergebnis / Nachweis: Zentraler Inventar-, Risiko-, Freigabe- und Reviewstand als interne Governance-Evidence.
Lieferumfang
Das ist im Paket enthalten
Aufeinander abgestimmte Arbeitsmittel, die Sie einzeln oder gemeinsam einsetzen können.
KI-Inventar Cockpit
XLSXZentrales laufendes Inventar mit Dashboard, Risiken, Maßnahmen, Freigaben, Rollen und Reviewstatus.
- Inventar und Status
- Risikobewertung
- Maßnahmenverfolgung
- Freigaben und Reviews
KI-Inventar Umsetzungscheckliste
XLSXZentrale bearbeitbare Abschluss- und Vollständigkeitskontrolle für den im Starter-Kit adressierten Umfang.
- 30 strukturierte Prüfpunkte
- sieben zusammenhängende Prüfbereiche
- Anwendbarkeit, Bearbeitungs- und Nachweisstatus getrennt dokumentieren
- Abschlussreview und vollständig bearbeitetes Musterbeispiel
Rollen und Verantwortlichkeiten
DOCXBearbeitbare Organisationsvorlage für Rollen, RACI, Vertretung und Eskalation.
- KI-Koordination
- fachlicher Owner
- Freigabeverantwortung
- Eskalationswege
KI-System-Datenblatt
DOCXVertiefte Dokumentation einer konkreten KI-Nutzung oder eines zentralen Systems.
- Zweck und Einsatzkontext
- Daten und Nutzerkreis
- Anbieter und Modell
- offene Prüfpfade
Risikobewertung
DOCXStrukturierte Bewertung von Risiken, Maßnahmen und verbleibendem Restrisiko.
- Risikoszenarien
- Schutzmaßnahmen
- Verantwortliche
- Restrisiko und Review
Freigabeakte
DOCXDokumentiert Pilot, Produktivnutzung, Auflagen, Änderung, Einschränkung oder Stop.
- Nutzungsentscheidung
- Bedingungen
- Human Review
- nächster Prüftermin
Anleitung & Dokumentation
PDFErgänzende Dokumentation für Einstieg, Anwendung, Anforderungsbezug und fachliche Einordnung.
- START HIER mit Lieferumfang und empfohlenem Arbeitsablauf
- Anforderungen, Aufgaben, Arbeitsmittel & Nachweise
- Anleitung und Fachhinweise
- Lizenz und Nutzung
- Quellen und Fachstand
Wiederverwendbares Prozessmodell
Vom ersten Eintrag zum gepflegten KI-Inventar
Vier zusammenhängende Arbeitsphasen führen von der Erfassung bis zur laufenden Aktualisierung.
Entscheidungen und Freigaben verbleiben bei den zuständigen Personen.
Nutzungen erfassen
Rollen festlegenKI-Koordination, fachliche Owner und Freigabeverantwortung benennen.
KI-Nutzungen erfassenFür jede konkrete Nutzung einen nachvollziehbaren Inventareintrag anlegen.
Arbeitsstand nachvollziehbar dokumentiert
Einordnen & prüfen
Scope und Prüfpfade einordnenRolle, Artikel 50, Datenschutz, High-Risk-Readiness und Schulungsstatus dokumentieren.
Vertiefte Prüfung entscheidenOffene oder erhöhte Nutzungen gezielt in Datenblatt und Risikobewertung überführen.
Arbeitsstand nachvollziehbar dokumentiert
Freigeben & steuern
Risiken und Maßnahmen bearbeitenMaßnahmen, Verantwortliche, Termine und Restrisiko festhalten.
Nutzung entscheidenPilot, Freigabe, Auflagen, Einschränkung oder Stop nachvollziehbar dokumentieren.
Arbeitsstand nachvollziehbar dokumentiert
Überwachen, aktualisieren & abschließen
Überwachen und aktualisierenReviewtermine, Änderungen, Vorfälle und Stilllegung laufend im Inventar nachführen.
Abschluss kontrollierenMit der Umsetzungscheckliste prüfen, ob relevante Arbeitsschritte, Fachprüfungen und Nachweise bearbeitet sind und welche offenen Punkte noch bestehen.
Arbeitsstand nachvollziehbar dokumentiert
Schnellstart
Schnellstart – die ersten Schritte
Der Schnellstart schafft die Grundstruktur und eine priorisierte Arbeitsliste. Die vollständige Bearbeitung erfolgt anschließend im eigenen Tempo.
START-HIER-PDF öffnen und den empfohlenen Arbeitsablauf lesen.
Excel-Cockpit öffnen und das Blatt START lesen.
KI-Koordination und mindestens einen fachlichen Owner benennen.
Den gekennzeichneten Beispieldatensatz löschen oder ersetzen.
Die fünf bis zehn wichtigsten KI-Nutzungen erfassen.
Ungeklärte Scope-, Artikel-50-, Datenschutz- oder High-Risk-Fragen offen markieren.
Erhöhte oder externe beziehungsweise personenbezogene Nutzungen priorisieren.
Reviewtermine und einen Meldeweg für neue Nutzungen festlegen.
Nach der Bearbeitung den Gesamtstand mit der Umsetzungscheckliste prüfen und offene Fachprüfungen, Nachweislücken und Restarbeiten sichtbar halten.
Geeignet für
- Geschäftsführung und KI-Verantwortliche
- Datenschutz, Compliance und Informationssicherheit
- Fachbereiche mit bereits genutzten KI-Werkzeugen
- Organisationen am Beginn einer kontrollierten KI-Einführung
Voraussetzungen
- Microsoft Excel und Word oder weitgehend kompatible Office-Software
- interne Ansprechpersonen für die verwendeten KI-Anwendungen
- fachliche Prüfung der Einträge und Entscheidungen durch die zuständigen Rollen
Nicht enthalten
- individuelle Rechts-, Datenschutz- oder Informationssicherheitsberatung
- automatische oder verbindliche AI-Act-Klassifikation
- Konformitätsbewertung oder behördliche Registrierung
- kundenspezifische Implementierung oder laufende Pflege
Passende nächste Schritte
Weitere Praxis-Kits und Unterstützungswege
Transparent vor dem Kauf
Preis, Lizenz, Support und Updates
Lizenz
Interne Mehrfachnutzung und Bearbeitung innerhalb einer Person oder Organisation. Individualisierte Ergebnisse dürfen weitergegeben werden; leere Vorlagen und Quelldateien nicht.
Support
Support zu Download, Dateizugriff, Dateistruktur und nachvollziehbaren Produktfehlern; keine individuelle Fachberatung.
Updates
Es gilt die erworbene Version. Weitere Updates nur, soweit sie in der Produktbeschreibung oder auf der CopeCart-Produktseite ausdrücklich zugesagt werden.
Häufige Fragen
Vor dem Kauf geklärt
Weitere technische Fragen zum Produkt erreichen uns unter digitalprodukte@sp-services-gmbh.de.
Ist das KI-Inventar eine verbindliche AI-Act-Klassifikation?+
Nein. Das StarterKit strukturiert Informationen und Prüfpfade. Die rechtliche und fachliche Einordnung bleibt Aufgabe der zuständigen internen oder externen Fachstellen.
Kann ich die Vorlagen an unser Unternehmen anpassen?+
Ja. Die Excel- und Word-Arbeitsmittel sind für die interne Anpassung und Bearbeitung vorgesehen.
Muss jede kleine KI-Nutzung sofort vollständig geprüft werden?+
Das Kit unterstützt eine risikoorientierte Vorgehensweise. Ungeklärte Fragen müssen sichtbar bleiben; ein begrenzter Pilot darf nicht stillschweigend als endgültige Freigabe behandelt werden.
Sind laufende regulatorische Updates enthalten?+
Nur, wenn dies für die erworbene Version ausdrücklich zugesagt wird. Rechtslage, Leitlinien und Zuständigkeiten müssen bei relevanten Entscheidungen aktuell geprüft werden.
Welche Angaben gehören in ein KI-Inventar?+
Typisch sind Zweck, Nutzerkreis, Verantwortliche, Anbieter, Datenbezug, Status, Risiken, offene Prüfpfade, Maßnahmen, Freigaben und Reviewtermine. Das Starter-Kit verbindet diese Angaben in Cockpit und Detailvorlagen.
Ist das KI-Inventar eine Excel-Vorlage?+
Ja – aber nicht nur. Das Paket enthält ein bearbeitbares Excel-Cockpit als führendes KI-Inventar, eine separate Excel-Umsetzungscheckliste zur Abschluss- und Vollständigkeitskontrolle sowie vier Word-Arbeitsmittel für Rollen und Verantwortlichkeiten, Systemdaten, Risikobewertung und Freigabe. Ergänzende PDFs unterstützen Einstieg, Anwendung, Anforderungsbezug und fachliche Einordnung.
Hilft das KI-Inventar bei der Vorbereitung auf den AI Act?+
Es schafft eine strukturierte Informations- und Entscheidungsgrundlage. Die konkrete rechtliche Rollen- und Risikoeinordnung bleibt Aufgabe der zuständigen Fachstellen.
Welche AI-Act-Prüfpunkte kann ich im KI-Inventar dokumentieren?+
Das Starter-Kit macht unter anderem Rollenbezug nach Art. 3, KI-Kompetenzbedarf nach Art. 4, Verbots- und High-Risk-Prüftrigger, Betreiber-Readiness, FRIA-/Transparenztrigger sowie Datenschutzschnittstellen sichtbar. Diese Felder strukturieren die Vorprüfung; sie ersetzen keine verbindliche rechtliche Klassifikation.
Wie dokumentiere ich High-Risk- und Artikel-50-Prüfbedarf, ohne vorschnell zu klassifizieren?+
Sie erfassen Indikatoren und offene Fragen als Prüftrigger, kennzeichnen erforderliche Vertiefungsprüfungen und können die Freigabe bis zur Klärung mit einem Vorbehalt versehen. So bleibt Unsicherheit sichtbar, ohne dass das Inventar automatisch eine High-Risk- oder Transparenzentscheidung trifft.
Kann das KI-Inventar auch Verantwortlichkeiten und KI-Kompetenzbedarf nach Artikel 4 sichtbar machen?+
Ja. Rollen, Verantwortliche, betroffene Personengruppen und organisatorischer Kompetenzbedarf können je KI-System dokumentiert und als Maßnahmen- bzw. Reviewbedarf nachgehalten werden.
Bereit für den nächsten Schritt?
KI-Inventar Starter-Kit
89,00 € brutto. Alle verbindlichen Kauf- und Lieferangaben stehen im CopeCart-Checkout.